Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

GIVEITAWAY édite HAWA, une plateforme de pointage des enseignants et de gestion scolaire fonctionnant avec des terminaux biométriques, et exploite ce site (https://giveitaway.club).

• Entité juridique : GIVEITAWAY
• Siège social : [à compléter]
• Numéro d’immatriculation : [à compléter]
• Contact données personnelles : infos@giveitaway.club
• Téléphone : +1 (613) 617-3459

Cette politique s’applique à tous les visiteurs, prospects, clients et utilisateurs, dans le monde entier. Lorsqu’une loi locale vous accorde des droits plus étendus, ce sont ces droits qui s’appliquent.

2. Nos deux rôles

En tant que responsable du traitement

Nous déterminons comment et pourquoi les données personnelles sont utilisées pour ce site, la boutique, les devis et commandes, les comptes clients, le centre de formation, le support, les notifications que nous vous envoyons et notre propre gestion.

En tant que sous-traitant des établissements

Lorsqu’une école, une université ou un autre établissement (le « Client ») utilise la plateforme HAWA, il décide quels enseignants, personnels et élèves sont enregistrés et ce qui est fait de leurs données. Le Client est responsable du traitement ; GIVEITAWAY traite ces données uniquement sur ses instructions documentées, selon les engagements de sous-traitance de la section 11 et de nos Conditions d’utilisation. Les enseignants, personnels et élèves s’adressent d’abord à leur établissement ; nous aidons l’établissement à leur répondre.

3. Données collectées sur ce site

Navigation

• Données techniques : adresse IP, navigateur, type d’appareil, pages consultées, date et heure, page de provenance. Utilisées pour la sécurité, la prévention des abus et le dépannage.
• Cookies et technologies similaires : voir la section 12 et la page Paramètres des cookies.

Demandes de démo et contact

• Nom, e-mail professionnel, téléphone, établissement, fonction, nombre d’enseignants, pays et votre message.

Demandes de devis, commandes et livraison

• Coordonnées, organisation, adresse de livraison, produits et quantités, devis, numéros de bon de commande, messages échangés, informations d’expédition et de suivi, factures et paiements.
• Nous ne conservons pas de numéros de carte bancaire sur ce site. Les paiements se font selon les modalités indiquées dans le devis (par exemple virement) ; tout paiement par carte est traité par le prestataire de paiement.

Compte client

• Nom, e-mail, téléphone et numéro WhatsApp, organisation, pays, ville, adresse, langue préférée.
• Mot de passe, conservé uniquement sous forme d’empreinte salée que nous ne pouvons pas lire.
• Vérification en deux étapes : codes envoyés par e-mail (conservés sous forme d’empreinte pendant 10 minutes) ou clé d’application d’authentification (conservée chiffrée).
• Données de sécurité : dates de connexion, tentatives échouées, blocages temporaires, liens de confirmation et de réinitialisation.
• Préférences de notification (e-mail, WhatsApp, SMS).

Communications

• E-mails, messages WhatsApp et SMS que nous vous envoyons, statut de remise et identifiants des prestataires, ainsi que les messages que vous nous écrivez au sujet d’une commande.

Centre de formation et guides

• Le fait que vous soyez connecté et autorisé à voir les vidéos complètes. Les vidéos sont hébergées sur YouTube ; YouTube ne reçoit des données vous concernant que si vous choisissez de lire une vidéo ou d’accepter les médias externes.

Preuves de consentement

• Votre choix de cookies, sa date, la version de la politique et une empreinte à sens unique de votre adresse IP, conservés comme preuve du consentement.

4. Données traitées dans la plateforme HAWA (pour le compte des établissements)

Selon la configuration choisie par le Client, la plateforme peut traiter :

• Identification : nom, matricule enseignant ou élève, photo, matières, classes, niveaux, bâtiments et salles.
• Données biométriques : gabarits d’empreinte digitale, de visage, d’iris ou de veines de la paume utilisés par les terminaux pour reconnaître une personne, ainsi que les identifiants de cartes NFC ou RFID et les codes PIN.
• Présence : pointages d’entrée et de sortie, terminal utilisé, retards, tolérances appliquées, corrections et annulations manuelles avec le nom de leur auteur.
• Enseignement : emplois du temps, séances, volumes horaires, couverture des séances, rattrapages.
• Paie et RH : taux horaires par cours, niveau et semestre, heures enseignées, bulletins de paie, historique de recrutement (qui a recruté qui et quand).
• Élèves : noms, classes et coordonnées utilisés pour les notifications d’emploi du temps.
• Administrateurs : comptes, rôles et journal d’activité.

Données biométriques

Les données biométriques sont une catégorie particulière de données au sens du RGPD et de nombreuses autres lois. Nous exigeons de chaque Client qu’il :

• dispose d’une base légale valable, ce qui dans beaucoup de pays signifie le consentement explicite et libre de chaque personne ou une autorisation légale spécifique ;
• informe clairement chaque personne avant l’enrôlement ;
• propose une alternative (carte ou code PIN) à toute personne qui ne souhaite pas utiliser la biométrie, sans pénalité ;
• supprime les données biométriques d’une personne à son départ ou au retrait de son consentement.

Lorsque le terminal le permet, des gabarits (représentations mathématiques) sont utilisés à la place des images, conservés chiffrés, et ne permettent pas de reconstituer une empreinte ou un visage. Les données biométriques ne sont jamais utilisées à une autre fin que l’identification au terminal, jamais vendues et jamais utilisées pour entraîner des modèles.

5. Finalités et bases légales

• Répondre aux demandes de démo, préparer les devis : mesures précontractuelles prises à votre demande (RGPD art. 6(1)(b)).
• Traiter les commandes, la production, la livraison, la facturation, la garantie et le support : exécution du contrat (6(1)(b)) et obligations légales comptables et fiscales (6(1)(c)).
• Faire fonctionner l’espace client, la sécurité des comptes, la vérification en deux étapes, la prévention des fraudes et abus : notre intérêt légitime à sécuriser les comptes et le service (6(1)(f)).
• Notifications de commande par e-mail : exécution du contrat ; par WhatsApp ou SMS : votre consentement (6(1)(a)), que vous pouvez retirer à tout moment.
• Accès au centre de formation : exécution du contrat avec les clients.
• Médias externes et mesure d’audience : votre consentement (6(1)(a)).
• Améliorer nos produits à partir de statistiques agrégées et non identifiantes : intérêt légitime.
• Gérer les litiges et les demandes des autorités : obligation légale ou intérêt légitime.
• Traitements pour les établissements dans la plateforme : sur instruction du Client (art. 28).

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas pour de la publicité de tiers.

6. Décisions automatisées

HAWA calcule la couverture des séances, les heures enseignées et la paie à partir des pointages et des taux fixés par le Client. Ces calculs aident l’établissement ; ils ne constituent pas à eux seuls des décisions produisant des effets juridiques. Chaque établissement reste responsable de la vérification de la paie et doit permettre à tout enseignant de contester un résultat et d’obtenir un réexamen humain.

7. Enfants

Ce site et l’espace client s’adressent à des professionnels et ne visent pas les enfants. Nous ne créons pas sciemment de compte pour une personne de moins de 16 ans. Les données des élèves traitées dans la plateforme le sont uniquement sur instruction de l’établissement, qui est responsable de recueillir le consentement parental lorsque la loi l’exige.

8. Destinataires

• Notre équipe, selon le besoin d’en connaître, tenue à la confidentialité.
• Hébergement et infrastructure : [à compléter].
• Envoi d’e-mails (prestataire SMTP choisi par nous).
• WhatsApp Business (Meta) ou Twilio pour les messages WhatsApp et SMS, uniquement si vous l’avez accepté.
• Services de traduction, utilisés pour les textes du site uniquement, jamais pour vos données personnelles.
• Outil de mesure d’audience, uniquement après votre consentement.
• Google (Google Fonts, YouTube), uniquement après votre consentement ou lorsque vous choisissez de lire une vidéo.
• Banques et prestataires de paiement pour les paiements et remboursements.
• Transporteurs et commissionnaires en douane pour la livraison.
• Fabricants de terminaux et centres de réparation pour la garantie ; les appareils sont réinitialisés avant envoi lorsque c’est possible.
• Comptables, commissaires aux comptes, avocats et assureurs, tenus au secret.
• Autorités publiques ou juridictions, uniquement lorsque la loi l’impose.
• Un acquéreur ou successeur, en cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’actifs, avec les mêmes protections.

Chaque prestataire agissant pour nous est lié par un contrat qui limite l’usage des données à nos instructions et impose une sécurité appropriée.

9. Transferts internationaux

Nos prestataires peuvent être situés dans d’autres pays. Lorsque des données personnelles quittent votre pays, nous nous appuyons sur des décisions d’adéquation lorsqu’elles existent, ou sur des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou une autorité équivalente, complétées si besoin par des mesures supplémentaires. Vous pouvez nous demander une copie des garanties utilisées.

10. Durées de conservation

• Demandes de démo sans suite : 24 mois après le dernier échange.
• Devis non acceptés : 36 mois, puis suppression.
• Commandes, factures et pièces comptables : durée imposée par les lois comptables et fiscales (souvent 6 à 10 ans).
• Compte client : jusqu’à sa suppression, ou 36 mois après la dernière connexion, après rappel.
• Codes de vérification en deux étapes : 10 minutes ; liens de réinitialisation et de confirmation : 1 à 48 heures.
• Journaux d’envoi des notifications : 180 jours.
• Preuves de consentement : 36 mois.
• Journaux techniques de sécurité : jusqu’à 12 mois.
• Données de la plateforme : selon les instructions du Client, puis supprimées ou restituées à la fin du contrat (section 11).

Notre équipe peut réduire ces durées dans les paramètres du site. Les données nécessaires à un litige sont conservées jusqu’à son règlement.

11. Traitements pour le compte des établissements (résumé de nos engagements de sous-traitant)

Lorsque nous traitons des données pour un Client, nous :

• agissons uniquement sur les instructions documentées du Client ;
• veillons à ce que notre personnel soit tenu à la confidentialité ;
• appliquons les mesures de sécurité de la section 13 ;
• ne recourons à des sous-traitants ultérieurs que par contrat écrit imposant des obligations équivalentes, et informons le Client des changements pour qu’il puisse s’y opposer ;
• aidons le Client à répondre aux demandes des enseignants, personnels et élèves, et pour les analyses d’impact ;
• notifions au Client dans les meilleurs délais, si possible sous 72 heures, toute violation de données personnelles le concernant ;
• supprimons ou restituons les données à la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation ;
• mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer la conformité et permettons des audits raisonnables.

12. Cookies

Les cookies nécessaires vous gardent connecté, protègent les formulaires, mémorisent votre langue et votre choix de cookies. Avec votre accord, nous chargeons aussi des médias externes (Google Fonts, YouTube) et, s’il est configuré, un outil de mesure d’audience. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier votre choix à tout moment sur la page Paramètres des cookies. Refuser les cookies facultatifs ne vous empêche pas d’utiliser le site.

13. Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS) et en-têtes de sécurité stricts.
• Mots de passe conservés sous forme d’empreintes salées ; secrets et clés d’authentification chiffrés.
• Vérification en deux étapes pour les comptes clients, blocage après échecs répétés, liens à durée limitée.
• Accès aux données limité selon le rôle, avec journal d’activité des administrateurs.
• Protection contre les abus automatisés, mises à jour et sauvegardes régulières.

Aucun système n’est totalement sûr. Si une violation est susceptible de présenter un risque pour vos droits, nous vous en informerons, ainsi que l’autorité compétente, comme la loi l’exige.

14. Vos droits

Selon la loi qui vous est applicable, vous avez le droit de :

• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• faire effacer vos données (droit à l’effacement) ;
• limiter leur utilisation ou vous y opposer, notamment à la prospection ;
• recevoir vos données dans un format portable ;
• retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs ;
• ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et obtenir une intervention humaine ;
• définir des directives sur le sort de vos données après votre décès, lorsque la loi le prévoit.

Les clients connectés peuvent télécharger leurs données et supprimer leur compte depuis la page « Mes données » de l’espace client. Pour toute autre demande, écrivez à infos@giveitaway.club. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons sous un mois, délai prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ; nous vous en informerons le cas échéant. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données, par exemple celle du pays où vous vivez ou travaillez.

15. Informations complémentaires selon les régions

• Union européenne, Espace économique européen, Royaume-Uni et Suisse : cette politique est rédigée pour respecter le RGPD, le UK GDPR et le droit suisse.
• États-Unis (dont la Californie) : nous ne vendons ni ne partageons d’informations personnelles à des fins de publicité comportementale. Vous pouvez demander l’accès, la rectification et la suppression, sans subir de discrimination pour l’exercice de vos droits.
• Canada : nous appliquons la LPRPDE et, pour le Québec, la Loi 25.
• Brésil : les droits prévus par la LGPD s’appliquent.
• Autres pays dotés d’une loi sur la protection des données (par exemple Nigeria, Kenya, Sénégal, Côte d’Ivoire, Cameroun, Maroc, Inde ou Chine) : nous appliquons cette politique et les droits spécifiques prévus par ces lois, y compris les éventuelles formalités locales d’enregistrement ou de transfert.

16. Prospection

Nous n’envoyons d’informations commerciales qu’aux personnes qui l’ont accepté, ou à nos clients pour des produits similaires, avec un lien de désinscription dans chaque message. Nous n’envoyons pas de prospection par WhatsApp ou SMS sans votre consentement préalable.

17. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque nos services ou la loi évoluent. La date en haut de page indique la dernière version. En cas de changement important, nous en informerons les clients par e-mail ou dans l’espace client avant son entrée en vigueur.

18. Contact

Questions ou demandes relatives aux données personnelles : infos@giveitaway.club. Adresse postale : [à compléter]. Téléphone : +1 (613) 617-3459.